Overslaan en naar de inhoud gaan

Een voortgangsrapportage geeft informatie over de voortgang van het project. Zie het als een foto van de huidige status. In de projectmanagement methode PRINCE2 wordt deze rapportage ook wel een highlight rapport (of highlight report) genoemd. Aan het maken ervan kunnen verschillende doelstellingen ten grondslag liggen. Enkele voorbeelden zijn:

  • Betrokkenen op een formele wijze informeren
  • Communiceren over de laatste stand van zaken
  • Gefundeerde besluiten kunnen nemen 

Ook binnen Agile projecten is het opstellen van een voortgangsrapportage geen uitzondering.

 

Voortgangsrapportage

Inhoud van een voortgangsrapportage

De inhoud van een voortgangsrapportage is afhankelijk van de doelgroep. Elke doelgroep heeft namelijk een andere rol in het project waardoor bepaalde informatie wel / niet relevant is. De kunst van een goede voortgangsrapportage is dat deze goed aansluit op de doelgroep.

Een voortgangsrapportage bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Algemene project informatie
  • Highlights
  • Risk, issues & lessons learned
  • Uren (budget, besteed en verwachting)
  • Financieel overzicht (budget, besteed en verwachting)
  • Planning

Van al deze onderdelen worden zaken getoond die relevant zijn op het moment van rapporteren. 

 

Lees verder

Project rapportage

 

Voorbeelden

Voortgangsrapportage: Download

Planning rapportage: Download

Kanban rapportage: Download

 

Voordelen van een goede voortgangsrapportage

Doelgroep Voordeel
Projectmanager
  • Kan toetsen of het project binnen de kaders wordt opgeleverd
  • Kan zaken signaleren waarop bijgestuurd dient te worden
Projectteam
  • Beter overzicht van het totale project
  • Ziet de voortgang van afhankelijkheden waar hij / zij van afhankelijk is
  • Begrijpt wat het onderdeel waar hij / zij aan werkt betekent in het grotere geheel

Opdrachtgever

Project stuurgroep

Programma stuurgroep

Portfolio stuurgroep

  • Betere besluiten maken gebaseerd op feiten
  • Besluiten tijdig nemen, voordat het 'te laat' is
  • Op directie en bestuurlijk niveau de voortgang weergeven
  • Kunnen sturen op onderlinge afhankelijkheden

Raad van bestuur

  • Betere toetsing van projecten aan de bijdrage aan strategische besluiten
   

Waarom een voortgangsrapportage tool gebruiken?

Vaak worden voortgangsrapportages nog in Microsoft Word of Excel gemaakt. Deze oplossingen lijken in het begin handig en flexibel. Helaas leidt het gebruik van deze software nog vaak tot veel handmatig werk. Het is beter om een professionele tool gebruiken zoals Prinzi. De voordelen zijn onder andere:  

  • Alle informatie wordt bijgehouden op één plek
  • Alle relevante gegevens worden automatisch gegenereerd 
  • Minder foutgevoelig
  • Bespaart veel kostbare tijd
  • Makkelijk aan te passen aan doelgroep
 

Demo aanvragen

Tips voor het opstellen van een voortgangsrapportage

Naast het hebben van een tool is ook de inhoud van de voortgangsrapportage van groot belang. Onderstaand een aantal tips voor het maken ervan:

  • Hou het kort & bondig
  • Pas de inhoud aan de doelgroep aan
  • Werk volgens een vaste template per doelgroep
  • Vermeld duidelijk wie de eigenaar is van bepaalde acties
  • Deel je rapportage met de teamleden
  • Schrijf een korte toelichting in de mail bij het versturen
  • Geen onverwachte verassingen, zorg dat bij belangrijke issues de stakeholders al ad-hoc op de hoogte zijn gebracht
   

Hoevaak maak je een voortgangsrapportage voor een project?

De frequentie van het rapporteren verschilt per organisatie en soms zelfs per project. Daarnaast verschilt de frequentie ook afhankelijk van de doelgroep. Het kan wekelijks, 2-wekelijks, maandelijks en zelfs per kwartaal. Factoren die van belang zijn bij het bepalen van de frequentie zijn:

  • Doorlooptijd van het project / programma
    Des te langer de doorlooptijd des te lager de frequentie van het opleveren van een voortgangsrapportage
  • Strategische bijdrage
    Heeft een project / programma een belangrijke bijdrage aan de strategie van de organisatie? Dan gaat de frequentie omhoog.
  • Risico's en Issues
    Zijn er veel risico's aan het project verbonden? Of zijn er veel issues op het moment? Dan is het verstandig om vaker te rapporteren.

De voortgangsrapportage dient als input voor overleg met o.a. opdrachtgevers, stakeholders en de stuurgroep. Het is dus belangrijk om de frequentie van rapporteren af te stemmen op deze overleggen zodat deze parallel lopen. Daarnaast is het niet in beton gegoten en kan de frequentie, aan de hand van bovenstaande factoren, gedurende het traject worden bijgesteld.