Projectadministratie | Één plek voor alle administratie in jouw project

Een goede projectadministratie is de basis van van goed projectmanagement. Zonder een gedegen projectadministratie is het niet mogelijk om een project bij te sturen. De administratie van een project bestaat uit onder andere de volgende onderdelen:

• Project logboeken (voor o.a. highlights, risico's, issues en lessons learned)
• Uren administratie (inschattingen & gewerkte uren) 
• Financiële administratie (inschattingen & facturen)
• Overzicht activiteiten (inschattingen, planningen, voortgang)

Prinzi is een totaaloplossing die de gehele administratie van het project samenbrengt in één oplossing. Hierdoor kunnen er geen verschillen ontstaan en is er altijd actueel inzicht in de laatste stand van zaken. 

Verschillende onderdelen in de projectadministratie

Project logboeken

In de project logboeken worden de dynamische onderdelen van het project bijgehouden. Het zijn instrumenten waarmee de projectmanager en de stuurgroep het project actief kunnen bijsturen. Er zijn verschillende soorten logboeken:

• Highlights log (hoofdpunten logboek)
• Issue log (issue logboek)
• Risk log (risico logboek)
• Lessons learned log (geleerde lessen logboek)

Uren administratie

De uren administratie bevat informatie over het aantal uren dat gewerkt is aan de verschillende project onderdelen. Het geeft inzicht in wie er aan welke activiteiten gewerkt heeft. Alle tijdregistraties uit het project worden hier namelijk weergegeven. Deze registraties zijn door de verschillende projectmedewerkers ingevoerd. Bij het schrijven van de uren kiest de projectmedewerker een activiteit uit de product breakdown structure. Hierdoor blijft altijd het overzicht bewaard en kunnen er verschillende uren overzichten gemaakt worden.

 Financiële administratie

Een kloppende financiële administratie is essentieel bij projectmatig werken. De levensvatbaarheid van het project hangt namelijk mede af van de verhouding begrootte, gemaakte en verwachtte kosten. De administratie geeft inzicht in hoeveel kosten er per onderdeel zijn gemaakt. De facturen die hier aan ten grondslag liggen kunnen door zowel de financiële administratie of de projectmanager geregistreerd worden.

Overzicht activiteiten

Overzicht houden van de status van de activiteiten in het project wordt gedaan met een goede product breakdown structure. Al het werk wordt hier in bijgehouden. In één oogopslag is duidelijk wat de status is van de activiteiten en wie er aan werkt.

Het belang van goede project administratie software

In veel organisaties wordt met verschillende oplossingen gewerkt om de projectadministratie te vormen. Vaak zijn er verschillende systemen en tools voor bijvoorbeeld de urenregistratie en financiële administratie. De inschattingen, planningen en logboeken worden dan in Microsoft Excel bijgehouden. Dit leidt tot de volgende situatie:

• Het is niet duidelijk wat verschillende onderdelen van het project hebben gekost
• Het kost veel tijd om de administratie bij te houden
• Het maken van een rapportage is tijdrovend
• Het totaaloverzicht over meerdere projecten gaat verloren

Prinzi is software gespecialiseerd in het administreren van projecten. Door de administratie in één oplossing onder te brengen ontstaan er een aantal voordelen:

• De projectadministratie is altijd actueel
• Minder fouten door handmatig werk
• Een rapportage kan gemaakt worden met een druk op de knop
• Het project kan beter bijgestuurd worden

Wilt u toch gebruik maken van de voordelen van Excel? De gegevens in Prinzi kunnen altijd geëxporteerd worden naar Excel (.csv) formaat. Hierdoor kan de administratie ook in andere applicaties worden geïmporteerd.

Demo aanvragen