De projectadministratie op orde

Een goede projectadministratie is de basis van van goed projectmanagement. Zonder een gedegen projectadministratie is het niet mogelijk om een project bij te sturen. De administratie van een project bestaat uit onder andere de volgende onderdelen:

• Project logboeken (voor o.a. highlights, risico's, issues en lessons learned)
• Uren administratie (inschattingen & gewerkte uren) 
• Financiële administratie (inschattingen & facturen)
• Overzicht activiteiten (inschattingen, planningen, voortgang)

Prinzi is een totaaloplossing die de gehele administratie van een project samenbrengt in één oplossing. Hierdoor kunnen er geen verschillen ontstaan en is er altijd actueel inzicht in de laatste stand van zaken. 

Verschillende onderdelen in de projectadministratie

Prinzi bestaat uit de volgende onderdelen. Tezamen vormen ze de projectadministratie:

Project logboeken

In de project logboeken worden de dynamische onderdelen van het project bijgehouden. Het zijn instrumenten waarmee de projectmanager en de stuurgroe het project actief kunnen bijsturen. Er zijn verschillende soorten logboeken:

• Highlights log (hoofdpunten logboek)
• Issue log (issue logboek)
• Risk log (risico logboek)
• Lessons learned log (geleerde lessen logboek)

Lees verder over de logboeken

Management informatie

Met Prinzi is er altijd actueel inzicht in de management informatie met betrekking tot uw projecten. De volgende projectmanagement informatie is onder andere beschikbaar:

• Uitgaven (financiële administratie)
• Uren (tijd- en uren administratie)

Een kloppende financiële administratie is essentieel bij projectmatig werken. De levensvatbaarheid van het project hangt namelijk mede af van de verhouding begrootte, gemaakte en verwachtte kosten. De administratie geeft inzicht in hoeveel kosten er per onderdeel zijn gemaakt. De facturen die hier aan ten grondslag liggen kunnen door zowel de financiële administratie of de projectmanager geregistreerd worden.

De uren administratie bevat informatie over het aantal uren dat gewerkt is aan de verschillende project onderdelen. Het geeft inzicht in wie er aan welke activiteiten gewerkt heeft. Alle tijdregistraties uit het project worden hier namelijk weergegeven. Deze registraties zijn door de verschillende projectmedewerkers ingevoerd.

Lees verder over de management informatie

Overzicht activiteiten

Overzicht houden van de status van de activiteiten in het project wordt gedaan met een goede product breakdown structure. Al het werk wordt hier in bijgehouden. In één oogopslag is duidelijk wat de status is van de activiteiten en wie er aan werkt.

Lees verder over de product breakdown structure

Het belang van goede project administratie software

In veel organisaties wordt met verschillende oplossingen gewerkt om de administratie van het project te vormen. Vaak zijn er verschillende systemen en tools voor bijvoorbeeld de urenregistratie en financiële administratie. De inschattingen, planningen en logboeken worden dan in Microsoft Excel bijgehouden. Dit leidt tot de volgende situatie:

• Het is niet duidelijk wat verschillende onderdelen van het project hebben gekost
• Het kost veel tijd om de administratie bij te houden
• Het maken van een rapportage is tijdrovend
• Het totaaloverzicht over meerdere projecten gaat verloren

Prinzi is software gespecialiseerd in het administreren van projecten. Door de project administratie in één oplossing onder te brengen ontstaan er een aantal voordelen:

• De project administratie is altijd actueel
• Minder fouten door handmatig werk
• Een rapportage kan gemaakt worden met een druk op de knop
• Het project kan beter bijgestuurd worden

Wilt u toch gebruik maken van de voordelen van Excel? De gegevens in Prinzi kunnen altijd geëxporteerd worden naar Excel (.csv) formaat. Hierdoor kan de administratie ook in andere applicaties worden geïmporteerd.

Demo aanvragen