Het maken van een project planning

Een projectplanning geeft op een chronologische volgorde alle activiteiten weer die plaatsvinden in een project. Het maken en onderhouden van de projectplanning is een kernactiviteit binnen het projectmanagement process. Zonder een goed onderhouden planning voor het project nemen de risico's toe. Het is dan ook belangrijk dat het maken van een projectplanning op een eenvoudige en efficiënte manier kan.

Bij het maken van een planning voor een project wordt vaak een Gantt-chart gebruikt. De projectmanager is verantwoordelijk voor het (laten) opstellen en onderhouden ervan. In praktijk komt het vaak voor dat de planning wordt gemaakt wordt door een deelprojectleider of een projectmanagement ondersteuner.

Wat staat er in een projectplanning?

Een goede projectplanning geeft alle activiteiten weer in chronologische volgorde. Maar ook de volgende zaken dienen inzichtelijk te zijn per activiteit:

• Afhankelijkheden met andere activiteiten
• Wie er aan de activiteit werkt
• Status van een activiteit (gestart, bezig, afgerond)

Daarnaast krijgen belangrijke beslismomenten en mijlpalen vaak een prominente plek op de projectplanning. Aan de rechterzijde is een voorbeeld van een projectplanning zichtbaar. De afbeelding kan vergroot worden door er op te klikken.

Een projectplanning bevat vaak ook een teamplanning. De teamplanning geeft antwoord op de vraag; wie werkt aan wat? Door middel van software kan een projectplanning vaak direct bekeken worden in een teamweergave.

Hoe plan je een project?

Ongeacht het planningssysteem dat je kiest is het van belang om het projectteam te betrekken bij het plannen van een project. Projecten zijn samenwerkingsverbanden tussen meerdere personen en disciplines. Het is niet mogelijk een project te plannen zonder de materie deskundigen te betrekken. Een project plannen doe je dus samen met de teamleden en andere betrokkenen.

De volgende stappen kunnen doorlopen worden:

• Maak een lijst met tastbare eindproducten
• Beschrijf deze producten zo goed mogelijk
• Benoem per eindproduct alle onderliggende activiteiten en deelproducten
• Schat de benodigde kosten en werkuren in per deelproduct
• Plan de werkzaamheden aan de hand van de beschikbare bemensing en middelen 
• Benoem de onderlinge relaties en afhankelijkheden

Nadat de planning gemaakt is kan de baseline vastgelegd worden. De baseline is een 'foto' van de afgesproken planning. Naarmate het project vordert kan het zijn dat de planning wordt aangepast. Door de baseline te toetsen aan de bijgewerkte planning kunnen afwijkingen snel gedetecteerd worden.

Door alle projecten op dezelfde manier te plannen wordt het voor de organisatie mogelijk om het totaaloverzicht te behouden. De voortgang op lopende projecten wordt zichtbaar en waar nodig kan er bijgestuurd worden.

Prinzi is een online tool om projectplanningen te maken. Vrijblijvend uitproberen?

Aanmelden

Mijlpalen (milestones) plannen

Mijlpalen (of milestones) zijn onderdelen van de project planning die direct in het oog springen. Vaak worden ze gebruikt om een belangrijk moment in het project aan te geven. Ze kunnen ook gebruikt worden om onder andere:

• Afhankelijkheden met andere projecten een plek te geven in de planning
• Afhankelijkheden met externe factoren zichtbaar te maken (zoals bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning)
• Belangrijke beslismomenten te benoemen

Mijlpalen zijn dus een multifunctioneel hulpmiddel voor elke planning. Het is belangrijk om deze te gebruiken!

Projectplanning software & online tools

Er zijn diverse projectplanning software & online tools op de markt. Deze heb je nodig om een planning op te stellen. Of je kiest voor software of juist een online tool is afhankelijk van de situatie en wensen. 

Projectplanning software dient vaak eenmalig aangeschaft te worden. Er is ook software die een jaarlijks licentiemodel hanteert. De project planning software is 'stand-alone'. Dat betekent dat het geïnstalleerd moet worden op een computer. Het nadeel is dat planningen (en updates op de planning) niet eenvoudig gedeeld kunnen worden.

Een online projectplanning tool is vaak een betere oplossing. Deze tools werken in de internetbrowser (Edge, Firefox, Chrome). Vanaf elke computer met een internetverbinding kan de planning in dit geval benaderd worden. Op deze manier kunnen meerdere personen de planning bekijken en aanpassen. Online project planning tools hanteren vaak een prijs per maand. 

Prinzi is een online tool om projectplanningen te maken. Meer weten?

Demo aanvragen

Online planning maken met een project planner

In Prinzi is een online projecten planning maken heel erg makkelijk. Het systeem bevat namelijk een zeer gebruikersvriendelijke project planner. Deze is geschikt voor alle soorten projecten. Door hiermee een online planning te maken verspil je geen tijd meer aan spreadsheets en andere complexe oplossingen. Het opzetten en onderhouden van een projectplanning wordt daardoor eenvoudig!

De projectplanner is door klanten het meest gebruikte onderdeel. Dit komt omdat de projectplanner alle mogelijkheden geeft die nodig zijn om een goede projectplanning te maken. Als de basis van de planning eenmaal staat is het onderhoud vervolgens kinderspel. Iedereen kan er mee uit de voeten! 

De project planner is gekoppeld aan de product breakdown structure. Dit is een belangrijk principe om er voor te zorgen dat de planning van hoogwaardige kwaliteit blijft en er geen wildgroei aan taken / activiteiten ontstaan. In de project planner zitten te veel functies om op te noemen. De meest belangrijke zijn: 

• Project & team weergave
• Slepen met tijdsbalken ('drag and drop')
• Werken met kleuren 
• Afhankelijkheden
• Mijlpalen ('milestones')
• Basislijn ('baseline')
• Voortgangsindicatie 

Groot voordeel is dat de projectplanningen te bekijken zijn op verschillende niveaus. Zo kunnen planningen van verschillende projecten met een druk op de knop samengevoegd worden. Ook is de planning geïntegreerd met de projectrapportage. Daardoor ontstaat er altijd actueel inzicht in de planning van het project, programma of de gehele project portfolio.