Projectplanning | Gantt planning voor projecten

Het maken en onderhouden van de projectplanning is een kernactiviteit binnen het projectmanagement process. Zonder een goed onderhouden planning voor het project nemen de risico's toe. Het is dan ook belangrijk dat het maken van een projectplanning op een eenvoudige en efficiënte manier kan.

Wat is een Gantt projectplanning?

De Gantt projectplanning (uitgevonden door Henry Laurence Gantt) is de standaard bij het maken van een planning voor een project. De Gantt projectplanning is niet meer weg te denken uit de hedendaagse projectmanagement methodes. Kenmerkend voor de Gantt projectplanning is dat deze op een overzichtelijke manier door middel van tijdsbalken de producten en activiteiten weergeeft van een project. De projectmanager is vaak verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden ervan. Naast de tijdsbalken wordt vaak ook de volgende informatie weergegeven:

• Onderlinge relaties (afhankelijkheden)
• Milestones (mijlpalen)
• Resources (wie werkt er aan)
• Voortgang (percentage compleet)

Kortom; alle zaken die je nodig hebt om een goede projectplanning op te stellen komen terug in de Gantt chart. 

Een project planning tool gebruiken

Er zijn diverse software tools op de markt waarmee een planning gemaakt kan worden. Elke project planning tool heeft zijn eigen voordelen en nadelen. Omdat er online meerdere systemen te vinden zijn is het goed om te opties met elkaar te vergelijken. Grofweg zijn er de volgende opties:

• Een online project planning tool zoals Prinzi
• Microsoft Excel
• Microsoft Project

De online projectplanning tool van Prinzi wordt in de volgende paragrafen verder toegelicht.

Demo aanvragen

Online planning maken voor projecten

In Prinzi is een online planning maken voor een project super eenvoudig. Het systeem bevat namelijk een zeer gebruikersvriendelijke project planner. Deze is geschikt voor alle soorten projecten. Door in Prinzi een online planning te maken verspil je geen tijd meer aan spreadsheets en complexe planning tools. Het opzetten en onderhouden van een planning wordt daardoor veel eenvoudiger.

Met Prinzi keert de eenvoud terug. De software bevat een planningsfunctie waar elke projectmanager of pmo-er mee uit de voeten kan. Het is mogelijk om op eenvoudige wijze:

• Planningen te maken en te actualiseren
• Afhankelijkheden te benoemen
• Planningen te rapporteren op verschillende niveaus (bijv. project, programma, portfolio)

Door de opzet van Prinzi is de planning direct gekoppeld aan de product breakdown structure. Dit is een belangrijk principe om er voor te zorgen dat de planning van hoogwaardige kwaliteit blijft en er geen wildgroei aan taken / activiteiten ontstaan.

Project, programma & portfolio planning in Prinzi

Door de opzet van Prinzi is het mogelijk om met een druk op de knop meerdere projecten te aggregeren. Dit betekent dat planningen van verschillende projecten:

• Kunnen worden samengevoegd
• Op verschillende niveaus bekeken kunnen worden 

Hierdoor is er altijd actueel inzicht in de planning van het project, programma of de gehele project portfolio.

Teamleden en andere resources plannen 

Projecten zijn samenwerkingsverbanden tussen meerdere personen en disciplines. Ook zijn er vaak externe partners en leveranciers. Bij het plannen is het van belang om overzicht te houden van alle betrokkenen bij het project.  In de planning worden deze betrokkenen ook wel aangeduid als (human) resources.

Teamleden kunnen aan meerdere projecten werken. Het is dus belangrijk om ook op hoger niveau, over de projecten heen, overzicht te houden en conflicten mbt. de inzet te vermijden. Kortom, team planning geeft antwoord op de vraag: wie werkt aan wat?

Om bovenstaande inzet van teamleden te faciliteren beschikt Prinzi over een teamplanner. Hierin is het mogelijk om op eenvoudige wijze werkpakketten toe te wijzen aan teamleden.

Hoe maak je een planning voor een project?

Ongeacht het planningssysteem dat je kiest is het van belang om het projectteam te betrekken bij het proces. Het is niet mogelijk een goede planning te maken zonder de materie deskundigen te betrekken. De volgende stappen kunnen doorlopen worden:

• Maak een lijst met tastbare eindproducten
• Beschrijf deze producten zo goed mogelijk
• Benoem per eindproduct alle onderliggende activiteiten en deelproducten
• Schat de benodigde kosten en werkuren in per deelproduct
• Plan de werkzaamheden aan de hand van de beschikbare bemensing en middelen 
• Benoem de onderlinge relaties en afhankelijkheden

Nadat de planning gemaakt is kan de baseline vastgelegd worden. De baseline is een 'foto' van de afgesproken planning. Naarmate het project vordert kan het zijn dat de planning wordt aangepast. Door de baseline te toetsen aan de bijgewerkte planning kunnen afwijkingen snel gedetecteerd worden.

Gratis aanmelden