EEN PROJECTPLANNING MAKEN MET BEHULP VAN ONZE ONLINE GANTT-CHART
Maak gebruik van de Gantt-chart functionaliteit om met Prinzi eenvoudig een project plannen!
De projectplanning uitgelegd in het kort
Een projectplanning geeft op een chronologische volgorde alle activiteiten in het project weer. De projectmanager is verantwoordelijk voor het (laten) opstellen en onderhouden van de project planning. De projectplanning bevat onder andere:
- Informatie over fasering, producten en activiteiten
- Belangrijke beslismomenten, mijlpalen en deadlines
- Baseline (afgesproken planning met de opdrachtgever)
- Afhankelijkheden
Het doel van het maken van een projectplanning is het kunnen signaleren van afwijkingen zodat daar vervolgens op bijgestuurd kan worden.
De onmisbare rol van een Gantt-chart bij projectbeheersing
Sinds zijn ontstaan rond 1910 door de hand van Henry Laurence Gantt, heeft de Gantt-chart een cruciale rol vervuld in projectmanagement. Met de door hem bedachte eenvoudige maar krachtige visuele weergave biedt het overzicht en structuur aan complexe projectplanningen. De balkenplanning onthult niet alleen de volgorde van taken, maar ook hun onderlinge afhankelijkheden, waardoor potentiële knelpunten vroegtijdig worden opgespoord. De strokenplanning is geëvolueerd naar een dynamisch instrument, waardoor teams real-time inzicht hebben in de voortgang en bijsturing indien nodig. Hiermee verbindt de Gantt-chart het verleden met de moderne eisen van projectbeheersing, waardoor het een onschatbare troef blijft voor succesvolle projectuitvoering.
Een projectplanning maken met Prinzi
Prinzi is een krachtige planningstool die projecten op koers houdt. Maak moeiteloos gedetailleerde en betrouwbare planningen voor optimale projectuitvoering!
Projectplanning
Plan activiteiten, milestones en afhankelijkheden met de Gantt-Chart.
Resourceplanning
Wijs taken aan resources toe en bekijk de werkverdeling binnen het team.
Programma planning
Bekijk via een helikopterview het totaaloverzicht aan projecten.
Stappenplan voor het plannen van een project
Door alle projecten in Prinzi te plannen wordt het mogelijk om het totaaloverzicht te krijgen. De voortgang op lopende projecten wordt zichtbaar en waar nodig kan er bijgestuurd worden. De volgende stappen geven weer hoe je een goede projectplanning maakt!
Fasering
Bedenk uit welke fases het project bestaat. Veel voorkomende fases zijn:
- Voorbereiding
- Uitvoering
- Afronding
Producten & werkpakketten
Maak een lijst met tastbare eindproducten. Beschrijf deze producten zo goed mogelijk. Benoem vervolgens de activiteiten die nodig zijn om tot het product te komen. Dit wordt ook wel een 'werkpakket' genoemd. Tijdens het definiëren van een werkpakket maak je gelijk een schatting van de kosten en benodigde uren.
Volgorde en afhankelijkheden
Plan de werkzaamheden in chronologische volgorde. Benoem vervolgens de onderlinge afhankelijkheden en maak deze zichtbaar in de planning. Controleer of de planning nog steeds uitvoerbaar is in combinatie met de afhankelijkheden.
Resources
Verdeel de werkzaamheden over de verschillende projectmedewerkers. Toets bij de medewerkers of de teamplanning nog realistisch is.
Mijlpalen
Mijlpalen (of milestones) zijn belangrijke momenten die direct in het oog springen. Ze kunnen ook gebruikt worden voor onder andere:
- Afhankelijkheden met andere projecten
- Afhankelijkheden met externe factoren
- Belangrijke beslismomenten
Beheer en onderhoud
Tijdens het project wordt de voortgang continue bijgehouden. De planning wordt op basis hiervan continue aangepast. De aangepaste planning kan getoetst worden aan de eerder vastgelegde baseline. Door dit te doen kunnen afwijkingen op het plan snel gedetecteerd worden.
Alternatieven
Prinzi is het beste alternatief voor oplossingen in Microsoft Excel en Microsoft Projects.
Het beste alternatief voor een planning in Excel
Voor het maken van een ruwe schets of een concept wordt in praktijk nog vaak Microsoft Excel gebruikt. In de uitvoering van het project komen de nadelen echter snel aan bod.
Wat is Microsoft Excel?
Microsoft Excel is een spreadsheet-programma dat deel uitmaakt van de softwarebundel Microsoft Office. Excel is beschikbaar voor de besturingssystemen Microsoft Windows en macOS. Het pakket wordt voornamelijk gebruikt voor financiële en technische berekeningen.
Voor het maken van een ruwe schets of een concept wordt in praktijk nog vaak Microsoft Excel gebruikt. In de uitvoering van het project komen de nadelen echter snel aan bod. Op dat moment is het eigenlijk al 'te laat' en kost het veel tijd en energie om de projectplanning in Excel beheersbaar te maken. Het is aan te raden om vanaf het begin plannen met een planningstool zoals Prinzi.
Voordelen planning in Excel
Excel biedt beperkte mogelijkheden voor het maken van een projectplanning. Excel is als product niet specifiek bedoeld voor het maken van een planning. Het is voornamelijk een manier om een planning te tekenen / schetsen. Enkele nadelen zijn:
- Laagdrempelig
- Veel vrijheid om te tekenen
- Makkelijk om te delen
- Templates / Sjablonen beschikbaar
- Korte leercurve
- Prijsvriendelijk
Nadelen planning in Excel
Het gebruiken van Excel om een project planning te maken brengt ook beperkingen met zich mee. Het kost relatief veel tijd om aanpassingen in een planning te verwerken. Daarnaast is het niet mogelijk om eenvoudig de weergave of het zoomniveau aan te passen. Excel is niet ontworpen voor plannen en daarmee lopen gebruikers snel tegen beperkingen aan.
- Geen 'drag & drop' van taken
- Hiërarchie in project ontbreekt
- Integratie meerdere projecten onmogelijk
- Rapportage maken is tijdrovend
- Afhankelijkheden niet ondersteund
- Niet gekoppeld met administratie
Het beste alternatief voor een planning in Microsoft Project
De voornaamste reden dat een planning wordt gemaakt is om de afwijkingen te kunnen detecteren. Een te complexere projectplanning in Microsoft Project kan het doel voorbij schieten.
Wat is Microsoft Project?
Microsoft Project (afgekort MS Project) is een planningsprogramma. Het wordt gebruikt door project-, programma- en portfoliomanagers. Het bestaat sinds 1984 en wordt gezien als een van de meest uitgebreide softwarepakket op het gebied van plannen. De oplossing maakt deel uit van de softwarebundel Microsoft Office maar wordt over het algemeen gezien als apart product verkocht.
Voordelen planning in MS Project
MS Project kan gezien worden als een zeer geavanceerde tool geschikt voor planners. In deze applicatie is het mogelijk om planningen te maken door middel van een Work Breakdown Structure (WBS). Microsoft Project bevat de functionaliteit om te werken met resources (personeel / goederen / financieel) om een resourceplanning mogelijk te maken. Tot in het kleinste detail zijn projecten uit te werken.
- Compleet pakket voor alle soorten projecten
- Werken op verschillende niveaus
- Integratie met andere software
- Weergave kan worden aangepast
- Ondersteuning voor afhankelijkheden
- Resource management
Nadelen planning in MS Project
Doordat het programma zeer geavanceerd is ontstaan er ook nadelen in het gebruik. Het is daarom niet voor elke organisatie geschikt. Ook het volwassenheidsniveau van projecten speelt een rol in de keuze voor Microsoft Project. Voor het gedetailleerd plannen van complexe projecten kan MS Project een uitkomst zijn. Praktijk wijst uit dat de oplossing voor veel organisaties echter te complex en kostbaar is.
- Maken en onderhouden planning is tijdrovend
- Rapportage maken is ingewikkeld
- Administratie en planning niet gekoppeld
- Complex programma met een steile leercurve
- Licenties zijn zeer kostbaar
- Niet geschikt voor beginners
FAQ
Veel gestelde vragen
Neem contact met ons op als jouw vraag er niet tussen staat!
Wat is het belang van een goede project planning?
Binnen veel organisaties wordt de project planning vaak opgebouwd met behulp van verschillende oplossingen. Er worden vaak verschillende systemen en tools gebruikt voor urenregistratie en financiële administratie. Daarnaast worden inschattingen, planningen en logboeken vaak bijgehouden in Microsoft Excel. Deze aanpak brengt echter enkele nadelen met zich mee, zoals het verlies van overzicht. Dit kan leiden tot een verminderde uitvoering van het project.
Hoe werkt onze online planning voor projecten?
Prinzi is gespecialiseerde software voor project planning. Door de project planning in één oplossing onder te brengen, biedt Prinzi talrijke voordelen. Het zorgt namelijk voor een geïntegreerde en centrale locatie waar alle projectmanagement informatie kan worden vastgelegd en beheerd.
De project planning in Prinzi is gekoppeld aan de project administratie. Hiermee blijft planning van hoogwaardige kwaliteit en ontstaat er geen wildgroei aan taken en activiteiten. Daarnaast zijn projecten hiermee snel op verschillende detailniveaus te bekijken. Verder is er ook een teamplanning / resourceplanning beschikbaar. Deze geeft antwoord op de vraag: wie werkt aan wat?
Dankzij uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden kunnen belanghebbenden de planning real-time volgen en inzicht krijgen in de voortgang. Al deze functionaliteit stelt organisaties in staat om uitloop te voorkomen, kaders te bewaken en het project actief bij te sturen!
- Voordelen Prinzi
- Compleet overzicht in één pakket
- Nederlandstalig
- Laagdrempelig
- Direct in gebruik te nemen zonder training