Het maken van een project planning
Een project planning geeft op een chronologische volgorde alle activiteiten in het project weer. De projectmanager is verantwoordelijk voor het (laten) opstellen en onderhouden van de project planning. Een Gantt-chart is een veel gebruikte methode om een overzichtelijke planning te maken.
Wat staat er in een projectplanning?
De projectplanning bevat veel informatie over de fasering, producten en activiteiten in het project. Bij het maken van een planning voor een project wordt vaak een Gantt-chart gebruikt. Naast de tijdsbalken in chronologische volgorde geeft een goede planning ook antwoord op de vraag: wie werkt aan wat? De teamplanning is dus eigenlijk een andere weergave van de project planning. Een goede planning bevat ook de 'baseline'. Dit is de planning zoals deze is afgesproken met de opdrachtgever. Op deze manier kunnen wijzigingen snel gesignaleerd worden.
Prinzi is een online tool om projectplanningen te maken. Probeer het 30 dagen vrijblijvend uit!
Ontdek de Gantt planner in Prinzi!
Prinzi bevat een zeer gebruikersvriendelijke online planner die geschikt is voor alle projecten. Ontdek de voordelen!
De voordelen van projecten plannen in Prinzi
Laat gaat tijd meer verloren gaan aan spreadsheets en andere complexe oplossingen. Het opzetten en onderhouden van een project planning is heel eenvoudig!
Overzichtelijke planning
De projectplanner in Prinzi is gekoppeld aan de product breakdown structure. Hiermee blijft planning van hoogwaardige kwaliteit en ontstaat er geen wildgroei aan taken / activiteiten. Daarnaast zijn projecten hiermee snel op verschillende detailniveaus te bekijken.
Rapportage
Een projectplanning toevoegen aan een projectrapportage kan met een druk op de knop. Daarmee hebben belanghebbenden altijd actueel inzicht in de planning van het project!
Templates
Een projectplanning kan omgezet worden naar een template. Templates zijn te gebruiken als vertrekpunt voor projecten. Op deze manier kunnen planningen makkelijk opnieuw gebruikt worden voor gelijksoortige projecten.
Hoe plan je een project?
Door alle projecten op dezelfde manier te plannen wordt het mogelijk om het totaaloverzicht te behouden. De voortgang op lopende projecten wordt zichtbaar en waar nodig kan er bijgestuurd worden. De volgende stappen kunnen doorlopen worden om tot een goede planning te komen:
1. Producten benoemen
Maak een lijst met tastbare eindproducten. Beschrijf deze producten zo goed mogelijk. Benoem vervolgens de activiteiten die nodig zijn om tot het product te komen. Dit wordt ook wel een 'werkpakket' genoemd.
2. Kosten & uren inschatten
Nu alle activiteiten benoemd zijn is het tijd om ze te begroten. Dit wordt gedaan door een schatting te maken van de kosten en benodigde uren.
3. Wegzetten in chronologische volgorde
Plan de werkzaamheden in chronologische volgorde. Hou rekening met de beschikbare bemensing en middelen.
4. Benoem afhankelijkheden
Benoem de onderlinge afhankelijkheden en maak deze zichtbaar in de planning. Controleer of de planning nog steeds uitvoerbaar is in combinatie met de afhankelijkheden.
5. Bepaal mijlpalen
Mijlpalen (of milestones) zijn belgnrijke momenten die direct in het oog springen. Ze kunnen ook gebruikt worden voor onder andere:
- Afhankelijkheden met andere projecten
- Afhankelijkheden met externe factoren
- Belangrijke beslismomenten
6. Onderhouden
Tijdens het project wordt de voortgang continue bijgehouden. De planning wordt op basis hiervan continue aangepast. De aangepaste planning kan getoetst worden aan de eerder vastgelegde baseline. Door dit te doen kunnen afwijkingen op het plan snel gedetecteerd worden.
Over de Gantt-chart
De Gant chart is uitgevonden door Henry Laurence Gantt rond het jaar 1910. Hij werkte als (werktuigkundig) ingenieur, managementconsultant en bedrijfsadviseur. In het Nederlands wordt een Gantt-chart ook wel een Gantt-grafiek, Gantt-schema of een Gantt-diagram genoemd. Andere veel gebruikte termen zijn balkenplanning en strokenplanning. Een Gantt-chart wordt voornamelijk gebruikt om de planning van een project of groep aan activiteiten weer te geven.
Wat zijn de voordelen van een Gantt-chart?
Een Gantt-grafiek gebruiken geeft in één oogopslag overzicht in de tijdsplanning. Er is direct inzicht in welke activiteiten (niet) volgens schema lopen. Hierdoor is het makkelijker om knelpunten te signaleren en op te te lossen. Door een Gantt-diagram te gebruiken wordt door middel van visualisatie de communicatie makkelijker. Alle betrokkenen kunnen met een eenvoudig overzicht op de hoogte worden gehouden van de activiteiten.
Hoe werkt de online project management software?
Prinzi is een online SaaS (Software as as Service) applicatie. Het werkt met alle bekende internet browsers (Edge, Firefox, Chrome, Safari, etc). Onze online project management software is dus te gebruiken vanaf elke locatie met een internetverbinding. Het is laagdrempelig, Nederlandstalig en direct in gebruik te nemen zonder installatie, configuratie of implementatie. Het is dus plug & play!
Prinzi is een online tool om projectplanningen te maken. Vrijblijvend uitproberen?