Het maken van een project planning

Een projectplanning geeft op een chronologische volgorde alle activiteiten weer die plaatsvinden in een project. Het maken en onderhouden van de projectplanning is een kernactiviteit binnen het projectmanagement process. Zonder een goed onderhouden planning voor het project nemen de risico's toe. Het is dan ook belangrijk dat het maken van een projectplanning op een eenvoudige en efficiënte manier kan.

Bij het maken van een planning voor een project wordt vaak een Gantt-chart gebruikt. De projectmanager is vaak verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden ervan. Ook gebeurd het vaak dat de planning wordt gemaakt door verschillende deelprojectleiders of een projectmanagement ondersteuner.

Wat staat er in een projectplanning?

Een goede projectplanning geeft alle activiteiten weer in chronologische volgorde. Maar ook de volgende zaken dienen inzichtelijk te zijn per activiteit:

• Afhankelijkheden met andere activiteiten
• Wie er aan de activiteit werkt
• Status van een activiteit (gestart, bezig, afgerond)

Daarnaast krijgen belangrijke beslismomenten en mijlpalen vaak een prominente plek op de projectplanning. Aan de rechterzijde is een voorbeeld van een projectplanning zichtbaar. De afbeelding kan vergroot worden door er op te klikken.

Een projectplanning bevat vaak ook een teamplanning. De teamplanning geeft antwoord op de vraag; wie werkt aan wat? Door middel van software kan een projectplanning vaak direct bekeken worden in een teamweergave.

Hoe plan je een project?

Ongeacht het planningssysteem dat je kiest is het van belang om het projectteam te betrekken bij het plannen van een project. Projecten zijn samenwerkingsverbanden tussen meerdere personen en disciplines. Het is niet mogelijk een project te plannen zonder de materie deskundigen te betrekken. Een project plannen doe je dus samen met de teamleden en andere betrokkenen.

De volgende stappen kunnen doorlopen worden:

• Maak een lijst met tastbare eindproducten
• Beschrijf deze producten zo goed mogelijk
• Benoem per eindproduct alle onderliggende activiteiten en deelproducten
• Schat de benodigde kosten en werkuren in per deelproduct
• Plan de werkzaamheden aan de hand van de beschikbare bemensing en middelen 
• Benoem de onderlinge relaties en afhankelijkheden

Nadat de planning gemaakt is kan de baseline vastgelegd worden. De baseline is een 'foto' van de afgesproken planning. Naarmate het project vordert kan het zijn dat de planning wordt aangepast. Door de baseline te toetsen aan de bijgewerkte planning kunnen afwijkingen snel gedetecteerd worden.

Door alle projecten op dezelfde manier te plannen wordt het voor de organisatie mogelijk om het totaaloverzicht te behouden. De voortgang op lopende projecten wordt zichtbaar en waar nodig kan er bijgestuurd worden.

Prinzi is een online tool om projectplanningen te maken. Vrijblijvend uitproberen?

Aanmelden

Mijlpalen (milestones) plannen

Mijlpalen (of milestones) zijn onderdelen van de project planning die direct in het oog springen. Vaak worden ze gebruikt om een belangrijk moment in het project aan te geven. Ze kunnen ook gebruikt worden om onder andere:

• Afhankelijkheden met andere projecten een plek te geven in de planning
• Afhankelijkheden met externe factoren zichtbaar te maken (zoals bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning)
• Belangrijke beslismomenten te benoemen

Mijlpalen zijn dus een multifunctioneel hulpmiddel voor elke planning!

Een project planning software tool gebruiken

Er zijn diverse software tools op de markt waarmee een planning gemaakt kan worden. Elke project planning tool heeft zijn eigen voordelen en nadelen. Omdat er online meerdere systemen te vinden zijn is het goed om te opties met elkaar te vergelijken. Grofweg zijn er de volgende opties om project planningen te maken:

• Een online project planning tool zoals Prinzi
• Project planning in Excel
• Microsoft Project planning software

De online projectplanning tool van Prinzi wordt in de volgende paragrafen verder toegelicht. De overige software om een projectplanning te maken wordt overbodig door de complete functionaliteit van Prinzi!

Demo aanvragen

Online planning maken met een project planner

In Prinzi is een online projecten planning maken heel erg eenvoudig. Het systeem bevat namelijk een zeer gebruikersvriendelijke project planner. Deze is geschikt voor alle soorten projecten. Door in Prinzi een online planning te maken verspil je geen tijd meer aan spreadsheets en complexe planning tools. Het opzetten en onderhouden van een projectplanning wordt daardoor veel eenvoudiger.

Met Prinzi keert de eenvoud terug. De software bevat een projectplanner waar iedere projectmanager of pmo-er mee uit de voeten kan. Het is mogelijk om op eenvoudige wijze:

• Projectplanningen te maken en te actualiseren
• Afhankelijkheden te benoemen
• Projectplanningen bekijken & rapporteren op verschillende niveaus (bijv. project, programma, portfolio)

Door de opzet van Prinzi is de planning direct gekoppeld aan de product breakdown structure. Dit is een belangrijk principe om er voor te zorgen dat de planning van hoogwaardige kwaliteit blijft en er geen wildgroei aan taken / activiteiten ontstaan.

Doordat planningen makkelijk kunnen worden samengevoegd is er altijd actueel inzicht in de planning van het project, programma of de gehele project portfolio.