Een projectrapportage maken
Rapporteren over de actuele status en voortgang van een project is een terugkerende activiteit. Dit wordt gedaan door middel van een projectrapportage. Er zijn verschillende soorten rapportages. Zowel in PRINCE2 en Agile projecten worden rapportages opgesteld. Afhankelijk van de methode kan de inhoud ervan wel verschillen.
Voorbeelden van projectrapportage
Kenmerkend voor goede projectrapportage is dat de laatste stand van zaken binnen het project wordt getoetst. Deze wordt vergeleken met de eerder afgesproken baseline. Verwachte verschillen worden onderbouwd en besproken in de stuurgroep waarna eventuele besluiten worden genomen. Er zijn veel verschillende soorten. Afhankelijk van het soort rapportage komen verschillende onderdelen uit het project naar voren. Bijvoorbeeld; Budget en financiële status, logboeken, planning & voortgang.
De inhoud van de rapportage is afhankelijk van de doelgroep, bijvoorbeeld: project team, opdrachtgever, stuurgroep of de raad van bestuur. Zie ook de voorbeelden van rapportages over projecten aan de rechterzijde.
Projectmanagement rapportages met een druk op de knop gemaakt. Probeer het 30 dagen vrijblijvend uit!
Rapporteer over projecten in stijl
Prinzi genereert alle rapporten om het project te kunnen besturen. Bekijk de voorbeelden!
Een rapportage voor een project maken
De benodigde informatie verspreid is vaak verspreid over verschillende bronnen of systemen. Daarnaast worden rapportages bij veel organisaties nog in Microsoft Word of Excel gemaakt. Het maken van een projectrapportage is daarom een tijdrovende klus met veel handmatig 'knip & plak' werk.
Het is beter om een professionele tool gebruiken zoals Prinzi. Prinzi verbetert het rapportage proces in projecten. Voordeel is dat alle projecten op dezelfde wijze rapporteren. In Prinzi worden rapportages met een druk op de knop gegenereerd. Alle rapportages worden gegenereerd in .pdf formaat en zijn via e-mail eenvoudig te verzenden. Daarnaast zijn alle rapportages van het project op een centrale plek terug te vinden.
Een goed rapportage proces
Door Prinzi rapportages te gebruiken wordt er overzicht gecreëerd. Hierdoor kunnen betere beslissingen gemaakt worden. Belangrijke elementen die verwerkt zijn in ons model zijn:
1. Stem af op doelgroep
Bedenk goed wie de doelgroep is en welk niveau van detail er noodzakelijk is. Pas de inhoud van de rapportage hier op aan.
2. Voeg samen
In plaats van 20 verschillende rapportages over de projecten kan een totaaloverzicht wenselijk zijn. Voeg gerelateerde projecten samen in één rapport.
3. Hou het kort & bondig
Laat in een rapportage alleen de belangrijkste zaken zien. Haal zaken er uit die er niet meer toe doen.
4. Wijs toe
Wees duidelijk wie de eigenaar van een bepaald item is. Dit geldt niet alleen voor acties, maar bijvoorbeeld ook voor risico's en issues.
5. Deel je rapportage
Deel de rapportage voorafgaand aan het overleg met de deelnemers. Zorg er voor dat ze niet verrast worden tijdens de bespreking. Dus bij belangrijke issues de stakeholders al ad-hoc op de hoogte brengen!
6. Korte toelichting
Schrijf bij het versturen in de mail een korte toelichting op de rapportage. Hiermee wek je de interesse om de rapportage te bekijken.
Wat is een voortgangsrapportage?
Een voortgangsrapportage geeft informatie over de voortgang van het project. Zie het als een foto van de huidige status. In de projectmanagement methode PRINCE2 wordt deze rapportage ook wel een highlight rapport (of highlight report) genoemd. Aan het maken ervan kunnen verschillende doelstellingen ten grondslag liggen. Enkele voorbeelden zijn:
- Betrokkenen op een formele wijze informeren
- Communiceren over de laatste stand van zaken
- Gefundeerde besluiten kunnen nemen
Ook binnen Agile projecten is het opstellen van een voortgangsrapportage geen uitzondering.
Inhoud van een voortgangsrapportage
De voortgangsrapportage is een foto van de huidige stand van zaken in het project. In een voortgangsrapportage worden alleen zaken getoond die op dit moment van belang zijn. Het detailniveau van een rapportage is afhankelijk per doelgroep. Het rapport bestaat minimaal uit een aantal vaste onderdelen.
Voordelen
- Toetst of het project binnen de kaders wordt opgeleverd
- Signaleert in vroeg stadium waar bijgestuurd dient te worden
- Beter overzicht van het totale project
- Stuurt op onderlinge afhankelijkheden
- Draagt bij aan behalen strategische doelstellingen
Hoevaak maak je een voortgangsrapportage?
De frequentie van rapporteren verschilt per organisatie en per project. Het kan wekelijks, 2-wekelijks, maandelijks en zelfs per kwartaal. Gedurende het project kan de frequentie worden bijgesteld. Factoren die van belang zijn bij het bepalen van de frequentie zijn:
1. Doorlooptijd van het project / programma
Des te langer de doorlooptijd des te lager de frequentie van het opleveren van een voortgangsrapportage.
2. Strategische bijdrage
Heeft een project / programma een belangrijke bijdrage aan de strategie van de organisatie? Dan gaat de frequentie omhoog.
3. Risico's en Issues
Zijn er veel risico's aan het project verbonden? Of zijn er veel issues op het moment? Dan is het verstandig om vaker te rapporteren.
4. Doelgroep
De voortgangsrapportage dient als input voor overleg met o.a. opdrachtgevers, stakeholders en de stuurgroep. Stem de frequentie van rapporteren af op deze overleggen.
Hoe werkt de online project management software?
Prinzi is een online SaaS (Software as as Service) applicatie. Het werkt met alle bekende internet browsers (Edge, Firefox, Chrome, Safari, etc). Onze online project management software is dus te gebruiken vanaf elke locatie met een internetverbinding. Het is laagdrempelig, Nederlandstalig en direct in gebruik te nemen zonder installatie, configuratie of implementatie. Het is dus plug & play!
Projectmanagement rapportages met een druk op de knop gemaakt. Probeer het 30 dagen vrijblijvend uit!