Projectmatig werken

Steeds meer organisaties zien het nut in van projectmatig werken. Om te begrijpen wat projectmatig werken is gaan we terug naar de definitie van een project:

“Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, activiteit om iets te creëren. Het onderscheidt zich van een proces door het eenmalige karakter. Een project wordt meestal in samenwerking met verschillende mensen en organisaties uitgevoerd.”

Organisaties die projectmatig werken brengen bepaalde activiteiten onder in een project. Daarmee veranderen onder andere de manier van werken, de aansturing en de verantwoordelijkheden. De manier waarop organisaties deze projecten uitvoeren verschilt veel. Er zijn ook overeenkomsten:

• Er wordt gewerkt met een plan van aanpak
• Projecten dragen rechtstreekste bij aan de bedrijfsdoelstellingen & strategie
• Er worden projectmanagement- en ontwikkelmethodes toegepast

De voordelen van projectmatig werken

Projectmatig werken is bekend vanuit met name de bouw en automatisering. Tegenwoordig kent elke organisatie wel een vorm van projectmatig werken. Een interessante ontwikkeling is dat ook steeds meer gemeenten, zorginstellingen en ziekenhuizen projectmatig werken. Ze zien het als een manier om doelen te halen en resultaatgericht te werken. Mogelijk wordt deze ontwikkeling veroorzaakt doordat projectmatig werken veel voordelen kan bieden, waar onder:

• Noodzakelijke veranderingen kunnen sneller doorgevoerd worden
• Betere samenwerking (intern & extern)
• De organisatie wordt flexibeler
• Gericht op het behalen van bedrijfsresultaten & doelstellingen

Prinzi is een online oplossing voor projectmatig werken. Vrijblijvend uitproberen?

Aanmelden

Plan van aanpak

Voordat een project van start gaat is het aan te raden om een plan van aanpak op te stellen. In het plan van aanpak worden alle belangrijke zaken met betrekking tot het project vastgelegd. Denk daarbij aan onder andere de volgende zaken:

• Doelstellingen
• Resultaten
• Risico's en kansen
• Projectplanning

Doelstellingen

Hierin worden de beoogde doelen van het project beschreven. Deze doelen zijn vaak gekoppeld aan bepaalde bedrijfsdoelstellingen.  Voorbeelden van doelstellingen zijn:

• het efficiënter maken van een productieproces
• het bezuinigen op personeelskosten
• het verbeteren van de kwaliteit

Het is bij het maken van een plan van aanpak belangrijk dat de doelstellingen zo concreet en meetbaar mogelijk worden beschreven.

Resultaten

De resultaten geven weer welke tastbare zaken er opgeleverd worden. Het opleveren hiervan is voorwaardelijk om de omschreven doelstellingen te halen. Een resultaat hoeft niet altijd een fysiek product te zijn. Denk bijvoorbeeld aan het opleidingen van medewerkers.

Het is aan te raden om de projectresultaten op te schrijven in een product breakdown structure. Op deze manier kan er namelijk goed ingeschat worden welke middelen (doorlooptijd, bemensing en kosten) er nodig zijn om het project uiteindelijk op te leveren.

Risico’s en kansen

Welke mogelijke gebeurtenissen in de toekomst kunnen invloed hebben op het project? Benoem ze als risico en denk alvast na over:

• Hoe groot is de kans dat de gebeurtenis daadwerkelijk optreed
• Wat is de impact van de gebeurtenis op het project
• Welke maatregelen kunnen de risico’s beperken?
• Welke maatregelen kunnen de kansen maximaliseren?

Leg deze risico’s en kansen vast. Gedurende het project wordt deze informatie geregeld bijgewerkt.

Projectplanning

In de projectplanning worden de verschillende resultaten en onderliggende activiteiten vastgelegd in een tijdschema. Niet alleen projectactiviteiten worden opgenomen in de planning. Andere relevante zaken worden er ook in opgenomen. Denk aan:

• Tijd voor besluitvorming
• Doorlopen van bepaalde procedures
• Interne & externe afhankelijkheden
• Mijlpalen
• Beslismomenten

Overige zaken

Afhankelijk van het project kan er worden gekozen om het plan van aanpak verder uit te breidden. Onderdelen die ook vaak een plek hebben zijn: projectorganisatie, business case, kwaliteitsplan en het communicatieplan.

Online projectmatig werken in Prinzi

Prinzi is online software speciaal gemaakt voor organisaties die (willen starten met) projectmatig werken. Alle functionaliteiten die nodig zijn om met het projectteam aan de slag te gaan zijn aanwezig. Zie ook onderstaande schermafdrukken voor een impressie. Interesse? Registreer & probeer Prinzi nu 1 maand gratis!