Overslaan en naar de inhoud gaan

Een Project Management Office (PMO) draagt binnen organisaties bij aan het succesvoller uitvoeren van projecten. Vaak worden deze afdelingen ook wel project-, programma-, of portfolio- offices (of ondersteuning) genoemd. P3O is de meest bekende standaard en omvat processen, rollen, tools en technieken met betrekking tot PMO.

Er worden 2 soorten Project Management Offices onderscheiden:

  • Centraal PMO
    Een centraal PMO helpt uw organisatie bij het (verder) professionaliseren van de uitvoering van projecten, waardoor de slagingskans toeneemt en de kosten dalen. De rechtvaardiging voor het opzetten en inrichten van een centraal PMO is te vinden in de vraag die uw organisatie zichzelf kan stellen rond projectmatig werken ‘hoe doe je de projecten goed’?
  • Decentraal PMO
    Een decentraal PMO biedt ondersteuning aan een specifiek project of programma. Het PMO zorgt er in dit geval voor dat ‘de basis' op orde is, oftewel de project ‘hygiëne’ geregeld is. Afhankelijk van de positionering wordt het decentrale PMO vaak een 'Project Office' of 'Programma Office' genoemd.

 

Project Management Office

Wat doet een Projectmanagement Office?

Een projectmanagement office biedt ondersteuning aan projecten, programma’s of de gehele portfolio. De processen die vaak ondersteund worden:

Daarnaast komt het voor dat het PMO een rol heeft in kwaliteitsborgingsmaatregelen, aansturing van leveranciers, communicatie en benefit management.

 

 

Inrichten van een Project Management Office

De inrichting van een Project Management Office (PMO) verschilt per organisatie. Er zijn een aantal hoofdvormen te onderkennen:

  • Kenniscentrum model
    In dit model worden standaards, methodes, technieken en best practices vastgelegd en ter beschikking gesteld aan de organisatie.
  • Coaching- en sturingsmodel
    In dit model levert het PMO expertise op het gebied van projectmanagement en heeft het overzicht over alle projecten. Het PMO faciliteert hoger management / directie in het aanleveren van sturingsgegevens. 
  • Manager of Interne Consultancymodel
    In dit model levert het PMO de projectmanagers voor de projecten

 

 

Project Management Office software en tools

In praktijk komt het vaak voor dat elk project zijn eigen budget sheets, planningen en rapportages maakt. Elk project gebruikt hiervoor vaak zijn eigen standaard templates en sjablonen. Het PMO heeft vaak de taak om deze sturingsinformatie op programma of portfolio niveau te aggregeren. Door de verschillende werkwijze van de projecten kost dit vaak erg veel tijd en energie.

Met Prinzi behoort dit probleem tot de verleden tijd. Prinzi is een online software tool die zorgt dat alle projecten:

  • Op eenzelfde wijze administreren
  • Op een uniforme manier plannen
  • Middels dezelfde template rapporteren

Door de gelaagde opzet van Prinzi is het verzamelen en aggregeren van informatie gedaan met een druk op de knop. Alle projecten werken op een uniforme manier waardoor de PMO’er zich kan focussen op de inhoudelijk toegevoegde waarde die hij / zij in projecten heeft.

 

Demo aanvragen