Wat is een Project Management Office (PMO)?
Een Project Management Office (PMO) draagt binnen organisaties bij aan het succesvoller uitvoeren van projecten. Vaak worden deze afdelingen ook wel project-, programma-, of portfolio- offices (of ondersteuning) genoemd. P3O is de meest bekende standaard en omvat processen, rollen, tools en technieken met betrekking tot Project Management Office (PMO).
Wat doet een projectmanagement office?
Er zijn in grote lijnen 2 soorten projectmanagement office:
- Centraal PMO
Een centraal PMO helpt uw organisatie bij het (verder) professionaliseren van de uitvoering van projecten, waardoor de slagingskans toeneemt en de kosten dalen. De rechtvaardiging voor het opzetten en inrichten van een centraal PMO is te vinden in de vraag die uw organisatie zichzelf kan stellen rond projectmatig werken ‘hoe doe je de projecten goed’? - Decentraal PMO
Een decentraal PMO biedt ondersteuning aan een specifiek project of programma. Het PMO zorgt er in dit geval voor dat ‘de basis' op orde is, oftewel de project ‘hygiëne’ geregeld is. Afhankelijk van de positionering wordt het decentrale PMO vaak een 'Project Office' of 'Programma Office' genoemd.
Een projectmanagement office biedt ondersteuning aan projecten, programma’s of de gehele portfolio. Het ondersteunt verschillende soorten processen die onderdeel zijn van het beheersen van projecten. Daarnaast komt het voor dat het PMO een rol heeft in kwaliteitsborgingsmaatregelen, aansturing van leveranciers, communicatie en benefit management.
De basis van alle projecten op orde met Prinzi. Probeer het 30 dagen vrijblijvend uit!
Een Project Management Office met de juiste middelen?
Prinzi draagt bij om de doelstellingen van het PMO te bereiken. Dit door er voor te zorgen dat de basis (administratie, planning & rapportage) van alle projecten op orde is.
Project Management Office in Prinzi
In praktijk komt het vaak voor dat elk project zijn eigen budget sheets, planningen en rapportages maakt. Elk project gebruikt hiervoor vaak zijn eigen templates en sjablonen. Het PMO heeft vaak de taak om deze sturingsinformatie op programma of portfolio niveau te aggregeren. Door de verschillende werkwijze van de projecten is dit foutgevoelig en tijdrovend.
Door Prinzi te gebruiken behoort dit probleem tot de verleden tijd. Het verzamelen en aggregeren van informatie gedaan met een druk op de knop. Alle projecten werken op een uniforme manier.
Inrichten van een Project Management Office (PMO)
De inrichting van een Project Management Office (PMO) verschilt per organisatie. Het is belangrijk om de inrichting te kopellen aan organisatiedoelstellingen. In grote lijn zijn er een aantal hoofdvormen te onderkennen.
1. Kenniscentrum model
In dit model worden standaards, methodes, technieken en best practices vastgelegd en ter beschikking gesteld aan de organisatie.
2. Coaching- en sturingsmodel
In dit model levert het PMO expertise op het gebied van projectmanagement en heeft het overzicht over alle projecten. Het PMO faciliteert hoger management / directie in het aanleveren van sturingsgegevens.
3. Manager of Interne Consultancymodel
In dit model levert het PMO de projectmanagers voor de projecten.
Wat zijn de voordelen van een PMO?
Het Project Management Office zorgt er voor dat de projecten beter worden uitgevoerd.
Het Project Management Office (PMO) zorgt er voor dat projecten beter worden uitgevoerd. Projectmanagement komt hiermee op een hoger volwassenheidsniveau. Hierdoor worden projecten beter beheerst. Dit geeft onder andere de volgende voordelen voor de organisatie.
1. Support voor besluitvorming
Door beter inzicht in projecten kunnen er betere besluiten worden genomen. Projecten worden vaak gebruikt om strategische doelstellingen te behalen. Deze projecten goed kunnen sturen is dus cruciaal voor de (toekomstige) levensvatbaarheid van de organisatie.
2. Support voor projectmanagers
Door ondersteuning te bieden in het uitvoeren van administratieve taken houden projectmanagers meer tijd over voor andere aspecten. Hiermee neemt de werkdruk af en het werkplezier toe.
3. Continue verbetering
Met het implementeren van een PMO krijgt de organisatie de kans om een lerende organisatie te worden. In plaats van bij elk project het wiel opnieuw uit te vinden kunnen ervaringen uit het verleden gebruikt worden om in de toekomst betere resulaten te behalen.
Hoe werkt de online project management software?
Prinzi is een online SaaS (Software as as Service) applicatie. Het werkt met alle bekende internet browsers (Edge, Firefox, Chrome, Safari, etc). Onze online project management software is dus te gebruiken vanaf elke locatie met een internetverbinding. Het is laagdrempelig, Nederlandstalig en direct in gebruik te nemen zonder installatie, configuratie of implementatie. Het is dus plug & play!
De basis van alle projecten op orde met Prinzi. Probeer het 30 dagen vrijblijvend uit!