Blog: Een tool als ondersteuning voor (projectmatig) thuiswerken
Project inzicht tijdens de COVID periode
Projectmatig werken vanuit huis
Het is februari 2021. Het nieuws wordt gedomineerd door de laatste COVID cijfers. Deze scheppen de verwachting dat werknemers steeds vaker vanuit huis gaan werken. De verwachting is dat dit de komende tijd niet snel zal veranderen. Voor projectmanagers geeft dit een nieuwe dynamiek. Er is minder persoonlijk contact met de projectleden, voortgangsoverleg wordt digitaal gedaan en er is minder direct zicht op waar medewerkers mee bezig zijn.
Kortrom; de voelsprieten van de projectmanager zijn momenteel minder functioneel. Hoe ga je als projectmanager om met deze nieuwe vorm van projectmatig werken? Hoe zorg je er dan toch voor dat je het overzicht houd over je project? Een project management tool biedt mogelijk uitkomst!
Inzicht vergroten met een Kanban bord
Een Kanban bord maakt de activiteiten en voortgang van het project zichtbaar. Het geeft een overzicht van alle activiteiten in het project weer. Daarbij wordt de status per activiteit getoond in één van de volgende categorieën:
De activiteit kan nog niet gestart worden (backlog)
De activiteit kan gestart worden (to-do)
De activiteit is gestart (working)
De activiteit is afgerond (done)
Een digitaal Kanban bord vervangt daarmee de ‘post it’s’ op de muur. Het heeft als voordeel dat zichtbaar is als bepaalde zaken niet worden opgepakt. Maar het is ook een instrument om te herkennen als er toch tijd wordt besteed aan zaken die al als 'afgerond' waren gemarkeerd. Met dit instrument wordt het dus eenvoudiger om bij te sturen binnen het project. Het is dus een waardevolle toevoeging voor projectbeheersing op afstand!
Optimale inzet van middelen monitoren met tijdregistratie
Werknemers zullen het beamen; het minst leuke administratieve klusje is het tijdschrijven. Toch is de uren registratie een essentieel onderdeel van projectbeheersing. Zonder deze administratie wordt het moeilijker om het project tijdig bij te sturen.
Het toepassen van tijdregistratie helpt de projectmanager om tijdig afwijkingen te kunnen signaleren. Zo valt het direct op als er meer uren dan begroot aan aan activiteit worden besteed. Dit is een indicatie voor een afwijking in tijd, geld, kwaliteit en/of scope. Mogelijk worden beschikbare middelen niet optimaal benut, waardoor het projectresultaat onder druk komt te staan.
Waar men pre-covid elkaar vaker persoonlijk sprak op de werkvloer, is dat momenteel toch meer incidenteel van aard. Het wegvallen van deze contacten zal nooit helemaal gecompenseerd worden door tijdregistratie. Echter, kan tijdregistratie wel helpen om een zekere mate van verbondenheid en communicatie te behouden. Het biedt een gestructureerde manier om de voortgang van het werk te delen en eventuele knelpunten aan te pakken.