Overslaan en naar de inhoud gaan

Microsoft Excel is een spreadsheet-programma dat deel uitmaakt van de softwarebundel Microsoft Office. Excel is beschikbaar voor de besturingssystemen Microsoft Windows en macOS. Het pakket wordt voornamelijk gebruikt voor financiële en technische berekeningen.

In de praktijk wordt Microsoft Excel ook vaak gebruikt door projectmanagers. De bekende hoofdpunten (highlights), risico's, issues en geleerde lessen worden vaak in Excel vastgelegd. Ook wordt Excel nog gebruikt voor het maken van een projectplanning. In veel gevallen biedt Excel genoeg mogelijkheden om een basale projectplanning te maken.

 

Excel planning

Voordelen van een project planner in Excel

Excel is niet specifiek bedoeld als project planner. Toch is het wel mogelijk Excel als planningstool in te zetten. Excel heeft een aantal voordelen waardoor het een populair middel is om een projecten te plannen. Dit zijn onder andere:

  • Het is een laagdrempelige manier om een planning te maken
  • Makkelijk om een planning te delen (bijna iedereen kan het openen)
  • Veel vrijheid bij het 'tekenen' van de planning
  • Er zijn veel templates / sjablonen te vinden op internet

 

 

Nadelen van een project planning in Excel

Het gebruiken van Excel om een project planning te maken brengt ook een aantal beperkingen met zich mee. Dit zijn onder andere:

  • Het actualiseren van een planning in Excel kost veel tijd
  • Geen ondersteuning voor het verslepen (drag and drop) van taken
  • Het is niet mogelijk om taken 'in' en 'uit' te klappen
  • Het integreren binnen een overkoepelend programma of de gehele project portfolio is onmogelijk
  • Een rapportage of samenvatting maken is tijdrovend
  • Afhankelijkheden tussen projecten kunnen niet inzichtelijk gemaakt worden
  • De project planning in Excel staat los van de projectadministratie

 

Projectplanning
Projectplanning, klik om te vergroten

Is een projectplanning in Excel verstandig?

Voor het maken van een ruwe schets of een concept in vroegtijdig stadium is het begrijpelijk dat projectmanagers gebruik maken van een Excel projectplanning. Echter in de uitvoering van het project komen de nadelen vaak toch aan bod. Op dat moment is het eigenlijk al 'te laat' en kost het veel tijd en energie om de projectplanning in Excel toch beheersbaar te maken. Wij raden aan om vanaf het begin van het project te starten met een planningstool zoals Prinzi.

 

 

Probeer Prinzi