Projectmanagement office (PMO)

Een Projectmanagement office (PMO) draagt binnen organisaties bij aan het succesvoller uitvoeren van projecten. Er worden hierbij verschillende vormen (centraal, decentraal), methodes (prince2, agile) en termen (PMO, Project Support, P30) gehanteerd. Daarnaast kan een PMO aanwezig zijn op verschillende niveaus (project, programma en portfolio)

Functies PMO

Een PMO biedt ondersteuning aan projecten, programma’s of de gehele portfolio. Het PMO zorgt er met name voor dat ‘de basis' op orde is, oftewel de project ‘hygiëne’ geregeld is. De processen die vaak ondersteund worden:

• Dossiervorming
• Overlegstructuren, secretariaat en actielijsten
• Standaards en sjablonen
• Activiteiten planning en team planning
• Management informatie (budget, kosten)
• Rapportage
• Highlights, risico’s en issues
• Configuratie beheer
• Wijziging en exceptie beheer

Daarnaast komt het voor dat het PMO een rol heeft in kwaliteitsborgingsmaatregelen, aansturing van leveranciers, communicatie en benefit management.

In praktijk komt het vaak voor dat elk project zijn eigen budget sheets, planningen en rapportages maakt. Op het moment dat er sturingsinformatie op programma of portfolio niveau gewenst is kost het om die reden veel tijd en moeite van een Project Management Officer (PMO’er) om dit goed inzichtelijk te krijgen. De informatie moet dan namelijk eerst verzameld en vervolgens (voor zover mogelijk) geaggregeerd worden. Pas hierna is er enigszins nuttige informatie beschikbaar voor het hogere management en directie.

PMO Tool

Door de gelaagde opzet van Prinzi is het verzamelen en aggregeren van informatie gedaan met een druk op de knop. Alle projecten werken op een uniforme manier waardoor de PMO’er zich kan focussen op de inhoudelijk toegevoegde waarde die hij / zij in projecten heeft.