Overslaan en naar de inhoud gaan
Project administratie - Prinzi  

Een goede project administratie is de basis van van goed projectmanagement. Zonder een gedegen projectadministratie is het niet mogelijk om een project bij te sturen. Het bestaat vaak uit de volgende onderdelen:

  • Logboeken
  • Uren administratie
  • Financiële administratie

Prinzi is een totaaloplossing die de gehele project administratie samenbrengt in één oplossing.

Logboeken

In de project logboeken worden de dynamische onderdelen van het project bijgehouden. Het zijn instrumenten waarmee de projectmanager en de stuurgroep het project actief kunnen bijsturen. Er zijn verschillende soorten logboeken:

  • Highlights log / Hoofdpunten logboek
  • Issue log / Issue logboek
  • Risk log / Risico logboek

Voor meer informatie over deze logboeken zie highlights, risks & issue log. Ook is er in Prinzi een 'Lessons learned logboek' aanwezig.

Uren administratie

Een uren administratie bevat informatie over het aantal uren dat gewerkt is aan de verschillende project onderdelen. De onderdelen waarop uren geschreven kunnen worden komen uit de product breakdown structure. Per onderdeel kan er een uren inschatting / uren begroting gemaakt worden. De administratie geeft inzicht in hoeveel tijd er aan deze onderdelen is besteed. De besteedde uren worden tegen de begroting en de voortgang afgezet. Dat leidt dan tot het 'verwacht totaal', soms ook wel de 'latest estimate' genoemd. Het doel van de uren administratie is registeren wie wat heeft gedaan op welk moment. Zie de volgende link voor meer informatie over uren registratie.

Financiële administratie

Een kloppende financiële administratie is essentieel bij projectmatig werken. De levensvatbaarheid van het project hangt namelijk mede af van de verhouding begrootte, gemaakte en verwachtte kosten. De onderdelen waarop kosten geboekt kunnen worden komen uit de product breakdown structure. Per onderdeel kan er een kosten inschatting / kosten begroting gemaakt worden. De administratie geeft inzicht in hoeveel kosten er per onderdeel zijn gemaakt. De facturen die hier aan ten grondslag liggen kunnen door zowel de financiële administratie of de projectmanager geregistreerd worden.

De optelsom van alle facturen wordt tegen de begroting en de voortgang afgezet. Dat leidt dan tot het 'verwacht totaal', soms ook wel de 'latest estimate' genoemd. Het doel van de kosten administratie is registeren welke kosten er gemaakt zijn op welk moment. Zie de volgende link voor meer informatie over project financiën.

Project administratie software

Prinzi is software gespecialiseerd in het administreren van projecten. Door de administratie in één oplossing onder te brengen is de project administratie altijd actueel. Ook worden fouten (door bijvoorbeeld Excel) voorkomen. De gegevens kunnen ook geëxporteerd worden naar Excel (.csv) formaat. Hierdoor kan de administratie ook in andere applicaties worden geïmporteerd (tbv. bijvoorbeeld facturatie).