Overslaan en naar de inhoud gaan

Met Prinzi is er altijd actueel inzicht in de management informatie met betrekking tot uw projecten. De volgende projectmanagement informatie is onder andere beschikbaar:

  • Uitgaven (financiële administratie)
  • Uren besteed (tijd- en urenregistratie)

Bij het bijhouden van management informatie in relatie tot projecten zijn de volgende zaken belangrijk:

  • Deze dient actueel te zijn
  • Deze dient relevant te zijn voor de doelgroep
  • Deze dient vanuit meerdere niveaus bekeken te kunnen worden

Pas als aan deze voorwaarden wordt voldaan is het management in staat om actief projecten bij te sturen.

Omdat het management vaak bestaat uit meerdere lagen is het belangrijk dat de management informatie beschikbaar is op geaggregeerd niveau (over meerdere projecten heen) maar ook indien gewenst op detailniveau. Hierdoor is het management in staat om actief het project bij te sturen.

 

Project informatie
Project informatie, klik om te vergroten

Financiële en uren administratie, uitgaven en projectbegroting

In controle te blijven over de project financiën en besteedde uren door een goede administratie. Het is noodzakelijk om een project goed te kunnen bijsturen. Besluiten die in de stuurgroep worden genomen worden namelijk mede gebaseerd op de onderliggende financiële cijfers en uren inschattingen. Om dit proces voor projecten te optimaliseren bevat Prinzi alle functies die nodig zijn om:

  • Een projectbegroting te maken
  • Facturen te registreren (administratie)
  • Uren te registeren (administratie)
  • Voortgang te monitoren 

Bij het maken van een projectbegroting wordt inzichtelijk hoeveel budget en uren er nodig zijn om het project te realiseren. Door een goede begroting te maken kan de stuurgroep beter bepalen of het project de moeite waard is. Prinzi zorgt vervolgens tijdens de uitvoering van het project dat er grip op de kosten en uren zijn. Aan de hand van de voortgang en het verwachte totaal wordt getoetst of het project nog op schema loopt. Hiermee wordt onverwachte overschrijding van het projectbudget voorkomen. 

De volgende overzichten zijn onder andere aanwezig:

  • Budget / begroting versus actueel en verwachting
  • Uitgaven & facturen
  • Gewerkte uren
  • Kosten en uren per maand (burn rate)

De financiële module kan door zowel de financiële afdeling, controller en de projectmanager gebruikt worden. De financiële administratie is volledig geïntegreerd in het rapportage proces zodat er één waarheid bestaat.

Uren registreren kan op verschillende manieren. De medewerkers kunnen hun uren schrijven op projecten en activiteiten waar zij aan toegevoegd zijn. Door een project aan te maken voor algemene activiteiten zoals ziekte, verlof, e.d. kunnen ook deze uren in Prinzi geregistreerd worden. De urenregistratie is volledig geïntegreerd in de volgende onderdelen:

Hierdoor kost het tijdschrijven voor de medewerkers weinig tijd.

 

Financiële administratie
Financiële administratie, klik om te vergroten

Uren administratie
Uren administratie, klik om te vergroten

Management informatie voor projecten op verschillende niveaus

Management informatie voor projecten opstellen is vaak een tijdrovende klus. Dit komt omdat organisaties uit meerdere managementlagen kunnen bestaan. Elke managementlaag stuurt op een ander niveau en heeft daardoor ook een andere informatiebehoefte. Een projectmanager heeft bijvoorbeeld behoefte aan gedetailleerde informatie over het project. Daarentegen zullen programmamanagers, stuurgroepen of directieleden meer behoefte hebben aan informatie waarbij op een hoger niveau gestuurd kan worden.

Dit verschil in informatiebehoefte leidt in veel organisaties tot 'knip en plak' werk in Excel. Door verschillende 'lijstjes' is het integrale overzicht niet meer aanwezig. Daarnaast is het een foutgevoelig proces waardoor fouten kunnen ontstaan. Prinzi lost deze problemen op. Ons pakket is dusdanig ingeregeld dat er altijd een actueel en integraal overzicht is op verschillende niveaus. Dit kan zowel project-, programma als portfolio niveau zijn. Meerdere projecten kunnen eenvoudig geaggregeerd worden zodat er een totaaloverzicht ontstaat. Er is dus geen knip & plakwerk meer nodig. De management informatie en rapportages worden automatisch aangepast aan de doelgroep.

 

Programma informatie
Programma informatie, klik om te vergroten

Management informatie exporteren

Alle gebruikte gegevens kunnen worden geëxporteerd naar Excel (.csv) formaat. Hierdoor kunnen de uren en kosten ook in andere applicaties worden geïmporteerd (tbv. bijvoorbeeld facturatie). De kolommen aanwezig in deze export zijn onder andere: uniek kenmerk, datum, omschrijving, kosten (excl btw), btw, kosten (incl btw), besteedde uren, project, product en werkpakket.