Logboek voor highlights, risks, issues & lessons learned

Highlights, risico's, issues & lessons learned

Highlights, risks, issues & lessons learned zijn dynamische onderdelen van het project. Dat betekent dat ze gedurende het project worden toegevoegd en aangepast in het logboek. Vaak volgt er een bepaalde actie uit waarmee het project in de goede richting wordt bijgestuurd. Een korte definitie van deze onderdelen:

• Een highlight, letterlijk vertaald een hoogtepunt, is noemenswaardige informatie met betrekking tot de status van het project.
• Een risico is een mogelijke gebeurtenis in de toekomst die er toe kan leiden dat de toleranties van het project worden overschreden.
• Een issue is een probleem dat direct aandacht behoeft omdat het de toleranties van het project dreigt te overschrijden.
• Een lesson learned is een korte beschrijving van kennis die wordt opgedaan uit een ervaring. In projecten worden deze vaak bijgehouden om er voor te zorgen dat dezelfde fouten niet meerdere keren worden gemaakt.

De highlight log, risk log, issue log & lesson learned log worden constant bijgewerkt met de laatste stand van zaken. Bij het maken van een rapportage worden enkel de relevante zaken vanuit deze logboeken gerapporteerd en besproken met de stuurgroep. Het bepalen of een item relevant is wordt bepaald aan de hand van de datum, prioriteit en andere eigenschappen van een item.

Logboeken voor projecten op verschillende niveaus

Logboeken worden normaliter bijgehouden per project. Vaak wordt Microsoft Excel hier voor gebruikt. Dat heeft een aantal nadelen:

• Rapporteren over meerdere projecten neemt veel tijd in beslag
• Er is behoorlijk wat 'knip en plak' werk nodig om projecten samen te voegen
• Doordat er meerdere logboeken zijn is het totaaloverzicht niet meer aanwezig
• Het is een foutgevoelig proces waardoor fouten kunnen ontstaan

Prinzi lost deze problemen op. Ons pakket is dusdanig ingeregeld dat er altijd een actueel en integraal overzicht is op verschillende niveaus. Meerdere projecten kunnen eenvoudig geaggregeerd worden zodat er een totaaloverzicht ontstaat. Er is dus geen knip & plakwerk meer nodig. De rapportages worden automatisch aangepast.