Project dashboard voor één of meerdere projecten

Een project dashboard bestaat in diverse varianten:

• Een project dashboard van één project
• Een projecten dashboard van meerdere projecten

Deze projectmanagement dashboards worden vaak gebruikt door projectmanagers om op de hoogte te blijven van de status en voortgang van het project. Ook door projectmedewerkers worden dashboards gebruikt. Als zij aan één of meerdere projecten werken kunnen zij de voor hen relevante informatie hier op één plek terugvinden.

Er zijn veel varianten dashboards denkbaar. Uiteindelijk maken ze allemaal gebruik van dezelfde onderliggende gegevens uit de projectadministratie. Echter een goed dashboard laat alleen informatie zien die voor de ingelogde gebruiker relevant is. De weergave kan dus per persoon verschillen.

Inhoud van een project(en) dashboard

Een goed projecten dashboard geeft onder andere antwoord op de volgende vragen:

• Welke projecten lopen er?
• Wat zijn de laatste hoofdpunten (highlights)?
• Welke risico's (risks), problemen (issues) en geleerde lessen (lessons learned) zijn er relevant?
• Wat zijn de verwachtte kosten en uren?
• Wat is de voortgang?
• Wat zijn de geplande werkzaamheden?
• Wat is de status van de afhankelijkheden?

In een dashboard worden zaken die aandacht nodig hebben worden gemarkeerd. Denk daarbij aan (eind)datums die gepasseerd zijn of budgetten die zijn overschreden. 

Zoals toegelicht zijn er verschillende soorten dashboards. Deze worden hier onder verder toegelicht.

Management dashboard voor één project

Voor elk project in Prinzi wordt het dashboard altijd real-time bijgewerkt. Zo zie je altijd de meest actuele informatie. Het project overzicht wordt onder andere gebruikt door projectmanagers. Indien gewenst kunnen ook projectmedewerkers dit overzicht bekijken.

Het projectmanagement dashboard bevat details die op het specifieke moment relevant zijn voor het project. Daarnaast worden zowel laag, middel en hoog geprioriteerde zaken weergegeven. Naast de dynamische informatie over het project kunnen ook de kosten en uren in een dashboard bekeken worden. Deze informatie kan op verschillende niveau's bekeken worden:

• Project totaal
  In deze weergave wordt de informatie vanuit het gehele project bij elkaar opgeteld. Vervolgens wordt het totaal uitgesplitst per component. Een component kan, afhankelijk van de inrichting, bijvoorbeeld een project-fase vertegenwoordigen. 
• Component-niveau
  In deze weergave wordt er ingezoomd op één specifiek component (of projectfase). Naast het totaal van het gehele component worden ook alle onderliggende producten (deliverables) weergegeven. 

Ook de planningsweergave is vanaf deze niveau's te bekijken.

Management dashboard voor meerdere projecten

In Prinzi kunnen zogenaamde programma's aangemaakt worden. Aan een programma kunnen meerdere projecten gekoppeld worden. Een programma dashboard is in Prinzi dan ook een management dashboard waarin meerdere projecten tegelijkertijd worden weergegeven.

Dit type overzicht wordt onder andere gebruikt door programma-managers en / of een (centraal) projectmanagement office. Het toont kenmerken van de onderliggende projecten die op dit moment belangrijk zijn. Zaken die als 'laag' zijn geprioriteerd worden niet weergegeven. 

De kosten en uren kunnen op verschillende niveau's bekeken worden. Op programma-niveau kent Prinzi de volgende weergaven:

• Programma totaal
  In deze weergave wordt de informatie vanuit het gehele programma bij elkaar opgeteld. Dus alle onderliggende projecten worden meegenomen. Vervolgens wordt het totaal uitgesplitst per project. 
• Project-niveau
  In deze weergave wordt er ingezoomd op één specifiek project. Naast het totaal van het gehele project worden ook alle onderliggende componenten (projectfasen) weergegeven. 

In de planningsweergave zijn dezelfde weergaven te bekijken.

Persoonlijk werkmanagement dashboard voor activiteiten

Als een projectmedewerker aan meerdere projecten werkt is het handig om alle activiteiten die op de 'to-do-list' staat van de medewerker in een bij elkaar te hebben. Dit dashboard, wat lijkt op een ticket systeem, is in Prinzi onderverdeeld in een aantal tabbladen:

• Alle activiteiten
• Niet gestart
• Actief
• Afgerond

Vanaf dit dashboard kan de medewerker direct zien welke items er op zijn / haar naam staan en wanneer het management verwacht dat deze zaken zijn afgerond. Vanaf dit scherm is het mogelijk om de voortgang bij te werken en de gewerkte uren te registreren.