In deze tijd zullen projectmedewerkers steeds vaker vanuit huis werken. De verwachting is dat dit de komende tijd niet snel zal veranderen. Voor projectmanagers zal dit even wennen zijn. Er is minder persoonlijk contact met de projectleden, voortgangsoverleg wordt digitaal gedaan en er is minder zicht op waar medewerkers mee bezig zijn.

Een projectmanagement tool kan helpen om de projectmanager toch ‘voelsprieten’ te geven die hij/zij normaliter op de werkvloer heeft. Dat kan door gebruik te maken van de volgende functionaliteiten:

• Kanban
• Tijdregistratie

Kanban

Het gebruiker van een kanban bord maakt de activiteiten en voortgang zichtbaar. Het geeft een overzicht van alle activiteiten en de status in grofweg 4 categorieën:

• De activiteit kan nog niet gestart worden (backlog)
• De activiteit kan gestart worden
• De activiteit is gestart
• De activiteit is afgerond

De digitale variant vervangt daarmee de ‘post it’s’ op de muur. Zie je als projectmanager dat zaken niet opgepakt worden? Of dat zaken ‘afgerond’ zijn en er een week later toch weer aan gewerkt wordt? Dan is het tijd voor de Scrum Master om bij te sturen op dit onderdeel.

Tijdregistratie

Het minst leuke aan het werken in een project is het tijdschrijven. Toch is de uren registratie en administratie een belangrijk onderdeel van het bijsturen van projecten. Het geeft de projectmanager namelijk een signaal als er meer of minder uren worden besteed aan activiteiten dan hij/zij verwacht. Met deze functionaliteit kan de projectmanager, al is het op afstand, toch gevoel houden bij waar de medewerkers hun tijd aan besteden. Met natuurlijk als doel om bij te sturen indien nodig.